Una de las tareas más frustrantes cuando vendes en el mundo online - puede ser la facturación. ¿Cómo gestionas tu sistema de facturación con la venta de cursos? ¿Cómo haces para que todo esté ordenado y sea sencillo de usar?

Es ahí donde entra Quipu, permitiéndote una gestión de todas tus facturas y todos tus gastos e ingresos de manera realmente sencilla. Además, cuentan con una API con la que poder automatizar la facturación.

Hoy vamos a ver precisamente cómo poder hacer, gracias a Zapier, tu facturación automática en Quipu.

Este artículo no sería posible sin la colaboración del equipo de Quipu para la elaboración del mismo y la comprobación de que todo funciona correctamente. ¡Muchas gracias por el apoyo!

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¿Qué vamos a hacer?

Lo primero es definir qué es lo que vamos a hacer en este post.

Vamos a crear un "Zap" que se ejecute cuando vendemos un elemento - en este caso un curso en Thinkific, pero puede ser cualquier trigger de Zapier - se cree automáticamente un ticket en Quipu, y después, incluso, podemos llegar a enviarlo por correo.

Para ello necesitaremos dos cosas: tener una cuenta de Quipu activa, y una cuenta de Zapier que soporte los Webhooks (app premium).

Vamos a ello.

Desencadenando la automatización.

Para desencadenar la automatización puedes utilizar cualquier evento que quieras. Desde la transacción en Stripe, a directamente la gestión de uno de tus herramientas de ventas. En mi caso, configuraré que se active al vender un curso en Thinkific.

De hecho, puedes incluirlo en una cadena de eventos que ya tengas predefinida, como es el caso.

Obteniendo tus claves de Quipu

El siguiente paso es obtener tus claves API de Quipu.

Es muy sencillo obtenerlas, simplemente vete a tu cuenta de Quipu y haz click en Configuración.Vete a la última pestaña, de Integraciones, y ahí verás tu API. Probablemente esté desactivada, por lo que deberás activarla para poder obtener tus credenciales.

Al desplegar los credenciales obtendrás tus dos claves:

App ID y Secret ID. Deberás copiarlas y tenerlas a mano en algún lugar - la necesitaremos en breves.

Autentificandonos en Quipu

Cuando trabajas con la API de una herramienta, debes saber que cada una tiene sus peculiaridades, sus sistemas de autentificación y sus procedimientos. Por suerte, el equipo de Quipu ha preparado una extensa Documentación, que puedes leer aquí para conocer los detalles.

Y el primer paso, es conseguir que Quipu, acepte nuestra conexión mediante Zapier con el protocolo Oauth 2.0.

Debo decir que ni mucho menos soy un experto en cómo funcionan este tipo de autentificaciones, pero el concepto general es el siguiente:

  • Tú haces una solicitud a la API con tus claves de Quipu para autentificarte
  • Quipu evalúa la solicitud y las claves y si está bien te otorga un token de acceso.
  • Con ese token puedes hacer lo que quieras dentro de Quipu.

Y hacerlo, no es trivial, sin embargo veremos cómo vamos a afrontarlo. Lo primero es que añadiremos un nuevo paso en el Zap, que será un Webhook.

Ahora, deberemos elegir el tipo de llamada que queremos hacer a la API de Quipu. En este caso, queremos personalizarla más allá de lo que nos deja Zapier, por lo que elegiremos una llamada tipo Custom Request.

Ahora, tendremos que ir rellenando cada campo paso a paso.

Simplemente es seguir la documentación, pero básicamente hay que dar 3 cosas: La URL que vamos a llamar, los parámetros que acompañarán esta llamada y por supuesto, la autentificación.

Para ello, en Method, seleccionaremos POST.

En URL, pondremos la siguiente: https://getquipu.com/oauth/token

En Data pass-through: seleccionaremos False.

En Data, deberemos añadir el siguiente contenido: grant_type=client_credentials

En Unflatten, seleccionaremos No.

Ahora, deberemos ir al apartado de Basic Auth. Aquí deberemos poner nuestras dos claves que hemos obtenido de la API separada por un "|". Quedaría tal que así:

{TU-**AppID}|{Tu secret ID}

Por último, configuramos los headers,** que deberemos añadir dos contenidos:

  • grant_type // client_credentials
  • Content-Type // application/x-www-form-urlencoded;charset=UTF-8

¡Y listo! Comprueba que todo ha ido bien, y si todo funciona correctamente, dale a Test&Continue. Si hay algún campo que no está exactamente como debe, fallará, por lo que repasa con precaución el contenido de los campos.

Si ha salido bien, pondrá que el test ha sido exitoso, y obtendrás el TOKEN, que te dará acceso a tu cuenta de Quipu desde Zapier.

Creando un ticket en Quipu

En este caso voy a crear un ticket, puesto que me es más sencillo que una factura completa, pero podría aplicarse también al mismo concepto. Simplemente tiene sus pecularidades, que podrás encontrar en la documentación de Quipu.

Asimismo, aquí los campos ya no serán los mismos los que tengo en mi base que los que probablemente tengas tú, por lo que tendrás que quizá tener un poco de personalización.

Deberemos añadir, exactamente igual que antes, otro paso adicional, de Webhooks by Zapier.

Igual que antes, haremos una Custom Request.

El método será Post.

La URL que deberás llamar es: https://getquipu.com/tickets

Data pass-trough: False

Ahora, en data es donde entra lo interesante. Deberás poner la siguiente estructura:

{
"data": {
"type": "tickets",
"attributes": {
"kind": "income",
"number": null,
"issuing_name": "BERNARDO DIAZ, ALEJANDRO",
"issuing_tax_id": "*********",
"recipient_name": "NOMBREDETUUSUARIO",
"issue_date": "2020-09-27",
"paid_at": "2020-09-27",
"tags": "Webflow"
},
     "relationships": {
       "accounting_category": {
         "data": {
           "id": {TUID},
           "type": "accounting_categories"
         }
       },

       "items": {
         "data": [{
           "type": "book_entry_items",
           "attributes": {
             "concept": "ELCONCEPTODELTICKET",
             "quantity": 1,
             "unitary_amount": "ELPRECIODELPRODUCTO",
             "vat_percent": 21
           }
         }]
       }
   }
}

}

Vamos a explicar, por partes la llamada.

La primera sección es los datos relativos al emisor y receptor. Lo único que debes tener en cuenta es que esté presente el campo "number": null, para que siga tu numeración que ya tienes, y en recipient name, introducir el nombre de tu usuario.

Para hacerlo, simplemente puedes hacer click en cualquier momento dentro del campo y añadir desde Zapier información de cualquiera de los pasos anteriores. Tendrás la opción en la parte inferior.

También es interesante que para tener una gestión y seguimiento de los tickets, modifiques los issue_date y paid_at, para que contengan las fechas correspondientes al momento del pago.

Tendrás que hacer este proceso para campo que quieras que varíe según el comprador.

En la siguiente sección, es donde entraremos en el producto en sí:

     "relationships": {
       "accounting_category": {
         "data": {
           "id": {TUID},
           "type": "accounting_categories"
         }
       },

       "items": {
         "data": [{
           "type": "book_entry_items",
           "attributes": {
             "concept": "ELCONCEPTODELTICKET",
             "quantity": 1,
             "unitary_amount": "ELPRECIODELPRODUCTO",
             "vat_percent": 21
           }
         }]
       }
   }
}

Aquí, deberás introducir dos elementos: el ID de la accounting category, que puedes obtener utilizando Postman para obtenerla y viendo la categoría que tiene algún ticket que tengas creado. Si no sabes como hacer esto, escríbeme y te ayudaré con gusto.

Por último en Items, deberás modificar dos cosas:

  • Concept, que será el concepto del ticket y en mi caso lo obtengo a partir del primer paso de Thinkific.

  • Unitary_amount: El precio que ha pagado puede ser variable. En mi caso, Thinkific ya me lo ofrece como un valor que me sirve, así que lo añadiré.

¡Y esto es todo del data, el campo más complejo! Tu caso será distinto y tendrás que cambiar cosas, pero te puede servir como referencia, sumado a la documentación de Quipu para personalizarlo a tu caso.

Por último, solo quedarán los headers, que tendremos que poner 3:

  • Accept // application/vnd.quipu.v1+json
  • Content-Type // application/vnd.quipu.v1+json
  • Authorization // Bearer {TUBEARERTOKEN}

En Authorization, debes ir al anterior paso que hemos creado en Zapier y seleccionar este Access Token. Con esto estará todo listo.

Haz un test - y verás que si todo esta bien se crea tu factura automáticamente en Quipu.

🙌 ¡Conseguido!

Enviando la factura por mail

Si tienes el mail del cliente en la información de pago de tu trigger, podrás enviarle la factura por mail. Esto es así porque al generar la factura, obtienes un campo llamado Download_pdf_url

Si la incrustas en un paso de correo, podrás darle el enlace para que se la baje o puedes hacer un paso anterior para descargar el pdf y adjuntarlo. Como quieras.

¡Y así es como automatizar tu facturación en Quipu usando Zapier!

Como he dicho antes, cada caso será distinto, por lo que tendrás que adecuarlo a tus necesidades, pero realmente lo importante es conocer la estructura y los pasos que tienes que dar - cada caso particular tendrá sus pequeños matices.

Espero que te haya servido, porque realmente puedes ahorrar mucho tiempo en usar un software muy útil para tu día a día y la facturación de tu empresa.

Si tienes cualquier duda, escribeme un mail a aprendenocode@gmail.com