Automatizar la facturación con Quipu y Zapier te quita de encima crear y enviar facturas a mano cada vez que entra una venta. Montas un Zap que escucha tus ventas, llama a la API de Quipu (la puerta de entrada que permite que otras herramientas pidan datos y creen documentos en tu cuenta), genera el documento y envía el PDF al cliente, todo sin tocar nada después de cada pedido.
En este artículo tienes el paso a paso completo para conectar Quipu con Zapier vía API, los snippets de configuración que vas a necesitar y los problemas más típicos que te puedes encontrar cuando lo tengas en producción.
Antes de abrir nuestra ficha de Zapier, asegúrate de tener tres cosas listas.
Ten en cuenta que el proceso que vas a montar usa la API de Quipu directamente, no la integración nativa que Quipu tiene en Zapier. La integración nativa funciona bien para casos básicos, pero la API te da control total sobre los campos del ticket, las categorías contables y el flujo, que es lo que normalmente acabas necesitando cuando empiezas a facturar más volumen o a manejar varias categorías y series distintas.
Hay otro detalle relevante y es que Quipu está migrando los endpoints de Tickets a Simplified Invoices según su documentación oficial. Un endpoint es la URL concreta de la API que responde a cada tipo de petición. Tickets sigue funcionando y se crea como Simplified Invoice por defecto, pero si necesitas el campo stage u otras funcionalidades nuevas, conviene mirar la doc de Simplified Invoices en lugar de Tickets.
El proceso completo se monta en cinco pasos dentro de Zapier, encadenados de principio a fin sin intervención manual.
Crea un nuevo Zap y elige como Trigger el evento que activa tu facturación. Si vendes cursos en Thinkific el evento típico es Enrollment Created, si cobras con Stripe sería New Charge y en WooCommerce New Order.
Elijas el que elijas, asegúrate de que el trigger te devuelve el dato del cliente que vas a necesitar después. Como mínimo necesitas nombre, email, concepto del producto y precio pagado.
Entra en tu cuenta de Quipu y ve a Configuración, después a la pestaña Integraciones. Activa la API si no lo está, despliega las credenciales y vas a ver dos valores, App ID y Secret ID. Cópialos y tenlos a la vista para el siguiente paso.
Estas claves dan acceso completo a tu cuenta de Quipu, así que trátalas como una contraseña. No las pegues en repositorios públicos ni las compartas por chat.
Añade un paso de Webhooks by Zapier, la app nativa que te permite hacer llamadas HTTP a APIs externas desde Zapier sin integración propia, y elige el tipo Custom Request. Un webhook es simplemente una llamada automática que un sistema le hace a otro. La autenticación de Quipu usa OAuth 2.0 con flujo client credentials, que es un método estándar para que dos sistemas se identifiquen entre sí sin necesidad de usuario y contraseña humanos; esta primera llamada sirve para canjear tus claves por un token de acceso que vas a usar en las llamadas posteriores.
Rellena los campos con estos valores.
https://getquipu.com/oauth/token.grant_type=client_credentials.TU_APP_ID|TU_SECRET_ID.En la sección de Headers añade dos entradas.
grant_type con valor client_credentials.Content-Type con valor application/x-www-form-urlencoded;charset=UTF-8.Pulsa Test & Continue y si todo está bien la respuesta incluye un campo access_token, que es el que autoriza la siguiente llamada. Si el test falla, normalmente es porque las claves están mal pegadas o falta el separador |.
Añade un segundo paso de Webhooks by Zapier, también con Custom Request, y aquí es donde generas el documento.
https://getquipu.com/tickets.En el campo Data pega esta estructura JSON (el formato de texto estructurado que usan las APIs para intercambiar datos) y sustituye los placeholders por los datos que vienen del trigger.
{
"data": {
"type": "tickets",
"attributes": {
"kind": "income",
"number": null,
"issuing_name": "TU_NOMBRE_FISCAL",
"issuing_tax_id": "TU_NIF",
"recipient_name": "{{nombre_cliente_del_trigger}}",
"issue_date": "{{fecha_pago}}",
"paid_at": "{{fecha_pago}}",
"tags": "ventas-online"
},
"relationships": {
"accounting_category": {
"data": {
"id": TU_CATEGORY_ID,
"type": "accounting_categories"
}
},
"items": {
"data": [{
"type": "book_entry_items",
"attributes": {
"concept": "{{concepto_producto}}",
"quantity": 1,
"unitary_amount": "{{precio_pagado}}",
"vat_percent": 21
}
}]
}
}
}
}
number: null le dice a Quipu que use tu serie de numeración correlativa en lugar de inventarse un número, así mantienes la numeración correlativa que exige la normativa española de facturación. accounting_category.id es el identificador interno de tu categoría contable en Quipu, que puedes obtener llamando al endpoint GET /accounting_categories con Postman o mirándolo en un ticket existente.
En la sección de Headers añade tres entradas.
Accept con valor application/vnd.quipu.v1+json.Content-Type con valor application/vnd.quipu.v1+json.Authorization con valor Bearer {{access_token_del_paso_anterior}}. El access_token lo seleccionas con el picker de Zapier desde el paso anterior.Haz un test y, si todo encaja, en Quipu aparece el ticket nuevo y en la respuesta del webhook recibes los datos del documento creado, incluido un campo pdf_url con el enlace al PDF.
Con el ticket creado ya solo queda hacérselo llegar al cliente para cerrar el ciclo de la venta. Añade un paso en Gmail, Outlook o tu proveedor de email favorito, configura el destinatario con el email que viene del trigger y, en el cuerpo del mensaje, incluye el enlace de descarga usando el campo pdf_url que devolvió el webhook anterior.
Si prefieres adjuntar el PDF en lugar de enviar un enlace, añade un paso de Files by Zapier que descarga el archivo desde la URL y lo envía como attachment.
Con el Zap en marcha, los fallos que te vas a encontrar suelen ser estos tres. Anticípalos y te ahorras correr cuando el cliente reclame la factura.
Los tokens OAuth de Quipu tienen una vida útil limitada, pero en el flujo que acabas de montar no deberías tener problemas. Cada ejecución del Zap pide un token nuevo en el paso de autenticación, así que cada venta arranca con credenciales válidas.
El problema aparece cuando alguien optimiza el Zap y guarda el token en una variable para reutilizarlo. Si lo haces así, añade lógica para detectar el error 401 y volver a pedir el token antes de reintentar la llamada al ticket. El 401 es el código que devuelve la API cuando el token ya no vale, así que es la señal exacta para forzar la renovación. En la práctica, suele compensar más dejar el flujo simple y pedir un token nuevo en cada ejecución.
Un Zap puede fallar por mil motivos, desde una caída puntual de Quipu o un campo mal mapeado hasta un cliente sin email o un precio que llega con coma cuando esperabas punto. Si no monitorizas los logs, te enteras cuando el cliente pregunta dónde está su factura.
Activa las notificaciones de fallos en Zapier desde Settings → Notifications. Como regla rápida, si un Zap pasa más de 24 horas en error Zapier lo pausa solo, así que conviene revisar el panel de Zap History al menos una vez por semana para detectar fallos antes que tu cliente.
Quipu mantiene la API v1 estable, pero ha ido marcando algunos endpoints como obsoletos, sobre todo el de Tickets en favor de Simplified Invoices. La integración que montaste hace un año puede seguir funcionando hoy y dejar de hacerlo el mes que viene si el endpoint que usas se retira.
Revisa cada cierto tiempo la referencia de la API v1 de Quipu para ver si algún endpoint que usas tiene aviso de migración. Es un patrón que hemos visto varias veces: la integración sigue ejecutándose sin error visible en Zapier, pero los tickets dejan de crearse porque el endpoint ya respondía con un payload distinto. Si el aviso aparece, cambia a los nuevos endpoints antes de que se rompa nada.
Con este Zap funcionando, la facturación de tu negocio digital deja de ser una tarea que tienes que recordar. Cada venta genera su ticket, el cliente recibe su PDF y tú recuperas las horas semanales que se iban en copiar datos del cobro a la factura.
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